هدف از نوشتن این مقاله، ارائه نکات کلیدی و مهم بهای تمام شده به مدیران مالی و حسابداران خبره است. بهای تمام شده از جمله مباحث مهم در مدیریت مالی شرکتها است، مخصوصا وقتی که تغییرات شدید در شاخصهای اقتصادی (تورم، رکود و ...) روی می دهد.

چرا باید بهای تمام شده را بموقع و با دقت بدست آورد؟

در شرایطی که به دلیل تورم، با افزایش قیمت سریع مواجه هستیم، اگر قرار بر محاسبه سالیانه بهای تمام شده باشد، قطعا در آخر سال با ضرر قابل توجهی مواجه خواهید شد. یکی از ارکان اساسی مدیریت مالی در شرکتها، محاسبه بهای تمام شده میباشد که در برخی از شرکتها به صورت دستی و در برخی دیگر توسط نرم افزارهای مالی و حسابداری انجام می شود.

محاسبه بهای تمام شده، به صورت دستی، در شرایطی که سرعت تغییر در قیمتها بالا می باشد، احتمال خطای شما را به شدت افزایش می دهد. همچنین با افزایش حجم کار، عملا امکان محاسبه از طریق نرم افزارهایی چون اکسل هم مقدور نمی باشد.

در قسمت اول این یادداشت به تسهیم هزینه ها و در واقع به هزینه های تبدیل یا عوامل تبدیل می پردازیم.

در قسمت دوم سعی خواهیم کرد اطلاعاتی در خصوص مواد مستقیم و فرآیندهای ورود این اطلاعات در بهای تمام شده در اختیار شما قرار گیرد.

در قسمت سوم توضیح خواهیم داد که چگونه سیستم بهای تمام شده راه اندازی کنیم . 

قسمت اول: مراکزهزینه

در بنگاه های اقتصادی به قسمت هایی که در آنها برای تولید کالا یا خدمات و یا فروش و اداری هزینه ایجاد می شود را مرکز هزینه گویند.

در واقع هر بخش که در ایجاد هزینه نقشی داشته باشد یک مرکز هزینه است. به طور کلی دوایر در موسسات، مراکز هزینه محسوب می شوند، به عنوان مثال در یک کارخانه در دایره برش صفحات فلزی برای انجام عمل برش، هزینه دستمزد و سربار تحمل می شود بنابراین دایره برش یک مرکز هزینه محسوب می شود و یا اینکه یک سفارش ساخت که برای تکمیل آن هزینه مواد، دستمزد و سربار ایجاد می شود یک مرکز هزینه است و حتی یک دایره خدماتی مانند رستوران در موسسات تولیدی میتواند یک مرکز هزینه باشد.
باید دقت داشته باشید به طور کلی مراکزهزینه در موسسات تولیدی به 3 دسته دوایر تولیدی و خدماتی و اداری تقسیم می شوند.
در برخی از کتابها و سایتها دو نوع تولید و خدماتی میبینند که اشتباه است.

دوایری که نقش اصلی عمل تولید را به عهده دارند دوایر تولیدی محسوب می شوند مانند دایره پرس، جوش و یا مونتاژ و سایر دوایر مشابه و دوایری که به سایر دوایر خدمات می دهند دوایر خدماتی محسوب می شوند مانند رستوران، آتش نشانی و رفاه و سایر دوایر مشابه.
مراکز اداری که شامل واحدهای اداری مثل کارگزینی و امور اداری مدیریت و مواردی از این قبیل به همراه مراکز توزیع و فروش و تحقیقات بازار و غیره.

می دانید که در موسسات تولیدی نقش مراکز هزینه در ایجاد هزینه باید شناسایی شود که برای این منظور تسهیم هزینه صورت می پذیرد. یعنی در واقع با عمل تسهیم هزینه، سهم هر دایره را در ایجاد هزینه مشخص میکنند، مثلا با عمل تسهیم هزینه دایره خدماتی رستوران به سایر دوایر تولیدی مانند مونتاژ تعیین می کنند چه بخش از هزینه رستوران توسط دایره مونتاژ ایجاد شده است.

تسهیم هزینه ها:

در اکثر کتابها و مطالب حسابداری صنعتی میخوندیم که تسهیم اولیه داریم و ثانویه .

تسهیم اولیه عبارت است از: سرشکن کردن هزینه های غیرمستقیم به مراکز هزینه، اعم از دوایر تولیدی ودوایرخدماتی؛

براساس مبناهای مناسب برای هردایره تولیدی وهردایره خدماتی، ستونی درنظرگرفته می شود، وپس از تسهیم تمام هزینه های غیرمستقیم به دوایر تولیدی ودوایرخدماتی ، جمع هریک از ستونها بطورجداگانه بدست می آید، که نشاندهنده سهم هردایره تولیدی وخدماتی ازهزینه های غیرمستقیم خواهد بود.

تسهیم ثانویه: تسهیم ثانویه عبارت است از، سرشکن کردن هزینه های دوایر خدماتی به دوایر تولیدی با انتخاب مبنائی مناسب.

واحدهای خدماتی مستقیماً به واحدهای تولیدی وابسته اند، پس هزینه های مصرف شده دردوایرخدماتی فقط به واحدها ودوایر تولیدی مربوط میشود.

براساس تعریف تسهیم ثانویه، باید هزینه های مصرف شده دردوایرخدماتی به نحوی به واحدهای تولیدی سرشکن گردد،که هزینه های این دوایر به صفربرسد.

حال اینکه باتوجه به کدینگ شناور که امروزه در تمام شرکتها استفاده میشود، تمام هزینه ها را در سطح 4 به مراکز هزینه مرتبط میکنند و هنگام ثبت اسناد حسابداری هر هزینه های که ثبت میگردد، چه مستقیم باشد و چه غیر مسقیم سطح 4 دقیقا با مرکز هزینه مورد نظر ثبت میگردد و باعث میشود چیزی که تا قبل از این به عنوان تسهیم اولیه یاد میشد در همان ثبت سند حسابداری انجام شود و دیگر نیاز به تسهیم ندارد و در تسهیم ثانویه هم دیگر فقط دوایر خدماتی به تولیدی تسهیم نمیشود بلکه با 3 روش مختلف دوایر خدماتی به تولیدی و اداری تسهیم میگردد.

انواع روشهای تسهیم هزینه:

1. روش مستقیم
2. روش یکطرفه
3. روش دوطرفه (ریاضی)

روش مستقیم: دراین روش، فرض براین است که، دوایر خدماتی به یکدیگرسرویس نمی دهند ویا اگر مبادله سرویس هم صورتگیرد، آنقدرناچیز است که می توان از آن صرف نظرنموده، دراین صورت هزینه هریک از دوایرخدماتی درتسهیم، مستقیما و با استفاده از مبانی و مقادیر تسهیم مناسب فقط به دوایر تولیدی و اداری سرشکن می گردد و به سایر دوایر خدماتی به هیچ عنوان تسهیم نمیگردد.
دراین روش چون اثرخدمات متقابل دوایرخدماتی درنظرگرفته نمی شود، نتایج حاصل از روش تسهیم مستقیم چندان دقیق و معقول نیست. در اکثر شرکتهایی که بهای تمام شده بصورت دستی و اکسلی تهیه میگردد، از این روش استفاده میشود و دلیل آن راحت بودن این روش است.

روش یکطرفه : بکارگیری روش یکطرفه به این شرط است که، بعضی از دوایرخدماتی به طوریکطرفه به دیگر دوایر خدماتی سرویس بدهند ولی از آن دوایر سرویس نگیرند و یاچنانچه سرویس هم دریافت می نمایند، مبلغ آن آنقدرناچیز باشد که بتوان آنرا نادیده گرفت.
دراین روش، از خدمات بعضی ازدوایرخدماتی به دیگر دوایر خدماتی به علت کم اهمیت بودن آن، صرفنظرمی شود و هزینه آن دایره خدماتی، به صورت یکطرفه به دوایر تولیدی و اداری وسایر دوایرخدماتی سرشکن می گردد.

در این روش اولویت تسهیم بسیار با اهمیت است و معمولا اولین مرکز خدماتی که تسهیم میشود، مرکز می باشد که بیشترین خدمات را میدهد و کمترین خدمات را میگیرد و بعضا تصمیم بر این میشود که به ترتیب مبلغ از بزرگ به کوچک شروع به تسهیم شود.
این روش نیز بدلیل اینکه مراکز خدماتی در واقعیت هم خدمات میدهند و هم از سایر مراکز خدماتی سهم میگیرند، قابلیت اتکای کامل را ندارد. از روش مستقیم دقیقتر ولی از روش دوطرفه ضعیفتر می باشد. 

روش دوطرفه(ریاضی): دراین روش، خدماتی را که دوایرخدماتی برای یکدیگر انجام می دهند به طور دقیق درنظرگرفته شده و در محاسبات منظورمی گردد.

نحوه ی عمل به این صورت است که، هزینه هردایره خدماتی به دوایرتولیدی و دوایر اداری و سایر دوایر خدماتی سرشکن میگردد.
به همین دلیل، استفاده از روش دوطرفه اگرچه نتایج دقیق وقابل قبولی به دست می دهد، ولی مستلزم محاسبات پیچیده و طولانی خواهد بود. در این روش برای محاسبه دقیق مجبور به استفاده از چند معادله و چند مجهول میشویم که اگر سیستم نباشد قطعا و یقینا امکان پذیر نیست.

مبانی تسهیم و مقادیر محرکها:

همانطور که میدانید مبانی تسهیم بسیار با اهمیت است و میبایست برای هر مرکز خدماتی یک مبنای تسهیم قرار داد مثلا مبنای تسهیم مرکزهزینه رستوران تعداد نفرات می باشد، یا مبنای تسهیم واحد IT تعداد کامپیوتر و هر واحد دیگر مبنای تسهیم خود را دارد.

نکته مهم در انتخاب مبنای تسهیم مراکز خدماتی این است که گزینه ای انتخاب گردد که هزینه های آن مرکز بدلیل افزایش در آن، افزایش یابد. بطور مثال در رستوران هر چقدر تعداد پرسنل بیشتر گردد در نتیجه هزینه های واحد رستوران هم بیشتر میشود که در واقع به آن محرک هزینه نیز میگویند. پس انتخاب تعداد نفرات بعنوان مبنای تسهیم مرکزرستوران به سایر مراکز بهترین گزینه می باشد.

حال اینکه در عمل یکسری از مراکز هزینه قابل تعیین و مشخص کردن بصورت دقیق نیست. مثلا واحد تضمین کیفیت و ... ، در اینجور مواقع بهترین گزینه درصد ارائه خدمات آن واحد میباشد که با تایید همان واحد به سایر مراکز میتوان آن را بدست آورد، و درصدهای اعلامی توسط آن واحد نشاندهنده خدمت دهی آن مرکز خدماتی به سایر مراکز خدماتی و تولیدی و حتی اداری می باشد.
برخی از مبانی تسهیم که در شرکتهای مختلف استفاده میگردد در پایین آمده است:

نکته بعدی اینه که مبنایی رو برای تسهیم انتخاب کنید که دردسر کمتری هم داشته باشه. مثلا تعداد درخواستهای صادره خیلی گزینه خوبی هست برای تدارکات ولی باید هر دوره محاسباتی اعداد از سیستم استخراج بشه و در بهای تمام شده در مقادیر محرکها ثبت بشه تا بهای تمام شده محاسبه بشه، ولی اگه درصد ارائه خدمات واحد تدارکات رو بزاریم و از واحد تدارکات طی یک فرمی ثبت بشه که به تمام واحدهای دیگه براساس چه درصدهایی خدمات میدهد، این اعداد رو میتونیم در دورهای بعدی هم استفاده کنیم.

نکته دیگه اینه به ازای هر معین شما مبنای تسهیم مشخص نمیکنید، متاسفانه در برخی سایتها یا نرم افزارها به ازای معین مبنای تسهیم میدهند که کار کاملا اشتباهی می باشد.